Dossier:
Préparer et gérer le projet formation

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Mettre au point un projet de formation est une activité complexe. Ce guide vous aidera à mieux cerner tous les paramètres à maîtriser pour le réussir.

Phase 1: Je définis le pourquoi de la formation

La formation, dans une entreprise, répond à des objectifs qui doivent être bien définis. Elle est à inscrire dans l’un des axes suivants:

  • Créer un climat positif en faisant sentir aux employés l’importance que l’entreprise accorde à leur développement et en leur permettant de marquer une pause à chaque action de formation pour mieux repartir,
  • Préparer les employés à mieux s’inscrire dans la nouvelle stratégie adoptée par la direction de l’entreprise,
  • Préparer les employés à s’armer de nouvelles technologies pour qu’ils soient prêts à travailler sur de nouvelles installations et avec de nouveaux process ou procédures,
  • Faire doter les employés de compétences leur permettant de mieux travailler en équipe, d’être plus vigilants par rapport aux consignes de sécurité, etc.,
    • Travailler sur la résolution de problèmes souvent rencontrés,

Avant de parler formation, il faut définir ce qui pourra être attendu de la formation:

  • Des solutions aux problèmes rencontrés? Lesquels? Les causes? Les conséquences?
  • Développement de nouveaux comportements? Pourquoi? Lesquels?
  • Développement de nouvelles compétences? Quels objectifs? Quelles compétences? Quelles stratégies
Et à chaque fois se poser la question du pourquoi, du comment et du quels résultats attendus.

La réponse à ces questions vous permet de bien cerner le contour de la formation et de cibler les actions à programmer. Si vous rencontrez des problèmes pour bien aborder ces questions, faites-vous aider par des consultants spécialisés qui pourront vous faire gagner du temps et de l’argent.

Ces consultants peuvent vous aider, dans cette étape, à:

  • Mieux définir vos objectifs stratégiques et vos objectifs de développement
  • Mieux définir les difficultés rencontrées par vos employés pour produire mieux, produire plus, produire autrement, etc.,
  • Vous proposer des stratégies (notamment de formation) en mesure de vous permettre d’atteindre vos objectifs dans les meilleurs délais et en optimisant les investissements.

Conseil Sygar:

  • Si vous voulez utiliser des ressources internes pour réaliser cette étape, constituer une bonne équipe et lui préciser les objectifs et le timing.
  • Si vous voulez vous faire soutenir par un appui externe, bien choisir le consultant qui vous accompagnera dans la définition de cette phase.
  • Le rendu de cette phase doit être convainquant et promoteur.

 

Phase 2: Je pense au financement de la formation

Obtenir l’attestation d’accès

L’Etat a mis en place des caisses pour vous soutenir dans l’effort de formation de votre personnel. La Taxe de formation professionnelle (TFP) que vous payez chaque mois dans ce que vous virez à la CNSS constitue une participation à ce que l’on peut considérer comme une “mutuelle formation” qui se charge de vous rembourser une partie des frais engagés par votre entreprise. Pour cela, des démarches sont à respecter:

  • Il faut prouver que vous êtes éligible au système de financement de la formation. Pour cela, vous pouvez vérifier cette condition en renseignant votre identifiant CNSS sur le site: http://bd.ofppt.ma/ELIGIBILITEOUT/. Si vous obtenez la mention “Eligible“, vous pouvez continuer à avancer dans la démarche de formation. Dans le cas contraire, Il faut contacter la CNSS pour régler le problème qui ne vous a pas permis d’être “Eligible“.
  • Vous devez constituer le dossier d’obtention de l’attestation d’accès au système des contrats spéciaux de formation, attestation indispensable pour la poursuite du chemin. Pour ce faire, il y a lieu de préparer un dossier à présenter au comité régional des contrats spéciaux de formation.

Le dossier est constitué des pièces suivantes:

    • La fiche d’identification de l’entreprise baptisée “Formulaire F1” dûment renseignée et portant la signature légalisée du responsable légal de l’entreprise,
    • Les statuts de la société et, s’il s’agit d’une société anonyme, la pièce justifiant l’habilitation des pouvoirs du signataire du formulaire F1 qui sera appelée, par la suite, à signer le contrat avec le Comité des contrats spéciaux de formation (Original ou copie conforme),
    • Une copie légalisée de la CIN de la personne habilitée à représenter l’entreprise,
    • Le modèle J de l’extrait du registre de commerce de l’entreprise datant de moins d’un mois,
    • Une attestation (original ou copie conforme) de l’identité bancaire de l’entreprise portant le RIB (24 chiffres);

Si vous utilisez la plateforme Sygar.net, vous serez appelés à suivre les instructions pour générer la fiche en question. Il s’agit de scanner et de cocher la case correspondante de:

  • Les statuts,
  • La pièce justifiant l’habilitation des pouvoirs,
  • Le modèle J
  • L’attestation du RIB.

Il vous sera possible d’éditer le formulaire F1, de le faire signer par la personne habilitée et de légaliser la signature.

Dans l’attente de la digitalisation du processus des contrats spéciaux de formation, vous êtes appelés à remettre ce dossier au comité régional des contrats spéciaux de formation implanté dans les directions régionales de l’OFPPT:

Région économique

Comité régional des contrats spéciaux de formation

Adresse

 Béni Mellal-Khénifra

Direction Régional Chaouia Tadla

Ouvert au public du Lundi à Jeudi de 09:00 à 13:00

Settat

 Casablanca-Settat

Siège de l’OFPPT (Casablanca)

Ouvert au public du Lundi à Jeudi de 09:00 à 13:00

Route de Marrakech

 Drâa-Tafilalet

Direction Régionale Centre Sud

Ouvert au public du Lundi à Jeudi de 09:00 à 13:00

Meknès

 Fès-Meknès

Direction Régionale Centre Nord

Ouvert au public du Lundi à Jeudi de 09:00 à 13:00

Fès

 Oriental

Direction Régional Oriental

Ouvert au public du Lundi à Jeudi de 09:00 à 13:00

Oujda

 Marrakech-Safi

Direction Régionale Tensift

Ouvert au public du Lundi à Jeudi de 09:00 à 13:00

Marrakech

 Rabat-Salé-Kénitra

Direction Régionale Nord-Ouest I

Ouvert au public du Lundi à Jeudi de 09:00 à 13:00

Rabat

 Souss-Massa

Sud

Ouvert au public du Lundi à Jeudi de 09:00 à 13:00

Agadir

 Guelmim-Oued Noun

 Laâyoune-Sakia El Hamra

 Dakhla-Oued Ed Dahab

 Tanger-Tétouan-Al Hoceïma

Direction Régionale Nord-Ouest II

Ouvert au public du Lundi à Jeudi de 09:00 à 13:00

Rue du Liban, Tanger

A la remise du dossier, vous recevez, séance tenante, l’attestation d’accès aux services des contrats spéciaux de formation appelée “Attestation d’accès”.

Cette attestation vous donne de droit de réclamer:

  • 40% de remboursement des frais engagés dans les formations non planifiées[2],
  • 70% de remboursement des frais engagés dans les formations planifiées.

Le remboursement se fait sur la base des tarifs de référence et sur la présentation des pièces justificatives que nous traiterons plus loin.

Obtenir l’approbation du GIAC

Pour les formations non planifiées, cette étape ne vous concerne pas.

Pour les formations planifiées, vous êtes tenus de passer par un GIAC[4].

  • Première étape, vous devez être membre de ce GIAC.

Vous êtes appelés à régler les frais d’adhésion au GIAC qui sont de l’ordre de 3.000,00 MAD par an.

  • Deuxième étape: Votre projet d’étude d’ingénierie de formation doit être approuvé par le GIAC.

Vous devez remettre au GIAC un dossier contenant les pièces suivantes:

  1. Une copie de l’attestation d’accès
  2. Une attestation (original ou copie conforme) de l’identité bancaire de l’entreprise portant le RIB (24 chiffres);
  3. Copie du registre de commerce de l’entreprise;
  4. Le formulaire FG01: Demande de financement;
  5. Le formulaire G02: Renseignements sur l’entreprise;
  6. Le formulaire G03: Renseignements sur l’organisme conseil choisi pour la réalisation de l’étude d’ingénierie;
  7. Le formulaire F04: Renseignements sur l’étude;
  8. Le formulaire F05: Déclaration sur l’honneur attestant que vous n’avez pas eu recours à un autre GIAC pour le financement de cette étude et que vous n’avez aucun lien organique avec l’organisme conseil en charge de l’étude quand il s’agit d’un cabinet conseil;
  9. Le formulaire F06: Déclaration portant sur la réalisation des actions prévues dans le plan de l’exercice n-1;
  10. Le formulaire F07: portant sur l’aspect méthodologique, le timing de réalisation et le coût de l’étude. Si l’étude est faite par les moyens interne de l’entreprise aucun coût ne peut être pris en charge par le GIAC;
  11. Le formulaire F08: portant sur le planning de réalisation de l’étude;
  12. Copie du registre de commerce de l’organisme conseil;
  13. Attestation d’éligibilité aux CSF de l’organisme conseil.

Le GIAC, par ce dossier, s’assure du sérieux de l’étude, de la qualification du cabinet à conduire de telles études et de votre éligibilité au financement GIAC (antécédents, etc.) ainsi que celle du cabinet conseil.

Le GIAC vous délivre après étude du dossier l’attestation d’approbation de l’étude par laquelle il s’engage au remboursement de 70% des frais engagés après remise du rapport de l’étude et du dossier financier comportant les pièces suivantes:

  1. Facture de l’organisme conseil
  2. Avis de débit délivré par votre banque attestant que le règlement est effectué au profit du cabinet conseil.
  3. Avis de crédit délivré par la banque de l’organisme conseil attestant que le compte du cabinet conseil a été crédité par le compte de votre entreprise.

Par ailleurs, il vous délivre le contrat qui va vous lier officiellement au GIAC par rapport à ce dossier.

Sygar.net vous permet de générer gratuitement les formulaires désignés hormis le F07 qui devra être produit par le cabinet conseil.

En achevant cette étape, vous arrivez à bout de la partie approbation du financement.

Il est normal que les organismes qui vont subventionner la formation des collaborateurs de votre entreprise s’assurent du sérieux du dossier. Il s’agit des fonds publics dont il est responsable et comptable.

Si ce dossier vous parait lourd à gérer, Sygar.net se propose de le gérer pour vous gratuitement, sans aucune condition, aucune. Il vous suffit de renseigner le formulaire d’inscription. Le reste, Sygar.net sait le faire!

Qu’attendez-vous alors pour penser à perfectionner vos collaborateurs?

Conseil Sygar:

  • Si vous utilisez des ressources internes pour réaliser cette étape, Briffez-les sur les étapes pour ne pas se perdre dans la démarche.
  • Si vous voulez vous faire soutenir par un appui externe, choisir un consultant rodé sur la démarche.
  • Tous les formulaires peuvent être générés automatiquement sur la plateforme Sygar.net.
 

Phase 3: Je réalise l’étude d’ingénierie de formation

3.1- Je veux la réaliser par les moyens propres de l’entreprise

Vous avez les compétences nécessaires au sein de votre entreprise. Tant mieux. Vous démarrez l’étude selon le plan méthodologique qui a été approuvé par le GIAC.

3.2- Je préfère réaliser l’étude par un organisme conseil

Très bon choix. Un œil externe vous apporte des solutions auxquelles probablement vous n’avez pas pensé ou encore, il vous rassure du bon choix que vous avez opéré.

L’organisme conseil réalise l’étude en respectant le timing et le plan méthodologique. Vous êtes appelés à lui faciliter la tâche notamment en termes d’organisation d’entretiens et de visites de lieux. Pour cela, vous être appelés à désigner un interlocuteur aux intervenants de l’organisme conseil. Il s’agit d’une personne qui va jouer le rôle de facilitateur et qui va en même temps assurer le suivi d’avancement de l’étude et de la pré-validation du rapport. La validation finale étant à la charge de la Direction de l’entreprise.

Une fois validé par l’entreprise, le rapport est remis à l’entreprise en quatre exemplaires originaux.

  • Deux vont être déposés au GIAC;
  • Un devra être archivé par la Direction de l’entreprise;
  • Un sera remis au responsable en charge de la formation.

L’étude d’ingénierie

Le rapport du plan et le plan d’action y rattaché seront remis en deux exemplaires au GIAC accompagnés du formulaire FG03 portant sur la demande de délivrance de l’attestation d’approbation de l’étude.

Après étude portant sur le sérieux du rapport et le lien des actions prévues dans le plan de formation avec les difficultés et perspectives relevées dans le rapport d’ingénierie, le GIAC vous remet un exemplaire du plan de formation dûment cacheté.

C’est le document que vous êtes appelés à remettre à la commission régionale des contrats spéciaux de formation.

Remboursement de l’étude d’ingénierie

Cas 1- Etude faite par vos propres moyens:

Aucun remboursement n’est prévu.

Néanmoins, le GIAC est appelé à vous valider le rapport d’ingénierie et le plan de formation

Cas 2- Etude réalisée par un organisme conseil

Après avoir réglé la facture[7] de l’organisme conseil, ce dernier est tenu de vous remettre l’avis de crédit délivré par sa banque après avoir encaissé le chèque, l’effet ou l’ordre de virement.

Le rôle de l’organisme conseil est alors terminé. Il ne lui reste plus que vous souhaiter la réussite dans l’étape suivante de votre démarche.

Pour compléter le dossier de demande de financement, un dossier financier doit être déposé au GIAC. Ce dossier comprend les éléments suivants:

(1) La facture de l’organisme conseil,

(2) une copie de l’ordre de virement, du chèque ou de l’effet,

(3) l’avis de débit (Votre banque)

(4) l’avis de crédit (Organisme conseil)

En général, le remboursement s’effectue dans un délai inférieur à huit semaines.

Phase 4: Je réalise mon plan de formation

4.1- je forme les groupes pour chaque thème

Je désigne les participants à chaque groupe de formation de préférence avant la mise en œuvre du plan. Cette façon de faire me permettra d’organiser le travail en fonction de la période d’absence du participant.

Pour faire face à des situations difficilement gérables au préalable (une commande est arrivée à la dernière minute, par exemple), des modifications dans la constitution des groupes peuvent être opérées.

Mais souvenez-vous bien: les formations programmées ont un objectif ciblé. Evitez de désigner n’importe qui, juste pour former le groupe. La formation perd alors tout son sens.

Conseil Sygar

Si vous utilisez la plateforme sygar.net, vous pouvez facilement constituer les groupes et éditer tous les documents nécessaires à la constitution du dossier de la demande de participation financière des CSF dans votre budget formation.

4.2- Je pense aux conditions de déroulement des actions de formation

Le moment de la formation doit être un moment de plaisir pour l’entreprise e les participants.

  • Pensez à l’animateur qui doit pouvoir apportez un plus avec une démarche pédagogique adaptée au public cible…
  • Pensez à remplacer le participant qui ne doit pas recevoir des coups de téléphones pour lui demander des informations, des états ou des interventions…
  • Pensez au lieu de déroulement de la formation qui doit être accueillant où un minimum de confort y est installé…
  • Pensez aux pauses, au déjeuner, aux bouteilles d’eau, etc…

Si vous vous dites peut-être que vous offrez la formation, le reste c’est de leur ressort, vous vous trompez.

La formation est un tout: un objectif, un contenu, un animateur, une pédagogie, des participants, un environnement.

Conseil Sygar

Les comités régionaux des CSF procèdent à des audits inopinés pour s’assurer que les formations sont réalisées dans les conditions décrites sur les fiches F2.

Pour ne pas avoir de blocage dans votre dossier, pensez à aviser le comité régional des CSF de tout changement que vous opérez sur la date de réalisation, l’opérateur de formation, le lieu de formation ou l’horaire de formation.

Deux constantes ne peuvent pas faire l’objet de modification: l’intitulé du thème et la coût de sa réalisation.

Si, pour une raison ou une autre, vous décidez d’annuler une action, n’oubliez surtout pas d’en aviser le comité régional des CSF.

Important: Vous êtes appelés à utiliser les formulaires dédiés.

La plateforme sygar.net peut vous soulager. Pensez à l’utiliser.

4.3- j’évalue l’impact de la formation sur mon organisation et sur la productivité

Le coût de la formation dépasse le budget direct investi pour rémunérer les animateurs. L’absence du salarié de son poste de travail est un coût indirect que vous supportez.

Aussi, il y a lieu de bien suivre l’apport de la formation, c’est-à-dire le retour sur investissement. Le formulaire F4 des CSF vous permet d’évaluer l’action à chaud. C’est important mais pas suffisant. Vous devez élaborer des instruments de mesure propres à votre organisation qui vous permettront d’évaluer l’apport de la formation au développement de votre activité.

Conseil Sygar

Pour évaluer l’apport formation, pensez à faire appel à des consultants Sygar sarl qui vous aideront à élaborer des outils adaptés.

4.4- Je complète mon dossier de demande de participation financière

  • Je signe le contrat me liant avec les CSF et je la dépose au Comité Régional des CSF dans les délais impartis.
  • Je constitue, pour chaque thème, un dossier contenant les pièces suivantes:
  • Une copie de la fiche F2 cachetée par le GIAC
  • Une copie des avis de modification et/ou annulation (éventuellement)
  • Les fiches de présence dûment renseignées et signées par les participants et l’animateur
  • La synthèse des fiches F4 selon le modèle des CSF
  • La facture de l’opérateur de formation (Original)
  • L’avis de débit délivré par votre banque (Original ou copie cachetée par l’entreprise)
  • L’avis de crédit du compte de l’opérateur de formation (Original ou copie cachetée par l’opérateur de formation)
  • Je peux déposer tous les dossiers en une fois à la fin du plan ou, si je le préfère, par parties (Chaque mois, chaque trimestre, etc.).
  • Je respecte les délais que les CSF affichent. Aucune réclamation ne peut être entendue après l’expiration du délai.

Conseil Sygar

Pensez à utiliser la plateforme sygar.net pour générer l’ensemble des documents. Cela vous évite d’utiliser des documents non standardisés ou d’en oublier certains.